Kontoführung für Selbstständige, Freiberufler und Gesellschaften: Pflichten, Buchhaltungsanbindung, Kartenmodelle und die Fehler, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden.
Eine Firmenkarte trennt Betriebsausgaben vom Privatkonto und macht Reisekosten, Abos und Anzeigenbudgets buchbar. Welche Kartenart zum Unternehmen passt, wie Mitarbeiterkarten mit Limits funktionieren, wer bei Missbrauch haftet und warum die Kartenabrechnung allein noch keinen Beleg ersetzt.
Die Buchhaltung beginnt beim Kontoauszug. Wie Umsätze automatisch in Lexware, sevdesk oder DATEV landen, was die PSD2-Schnittstelle von einer direkten Integration unterscheidet, welche Aufbewahrungsfristen gelten und woran Sie ein Konto erkennen, das dem Steuerberater keine Arbeit macht.
Die Kontowechselhilfe gilt nur für Verbraucher. Unternehmen organisieren den Umzug selbst – mit Finanzamt, Buchhaltung, Zahlungsanbietern und Kunden in der richtigen Reihenfolge.
Empfangen müssen alle schon heute, versenden bald: Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle. Der Fahrplan, die Ausnahmen für Kleinunternehmer und die Rolle des Geschäftskontos.
Ein Geschäftskonto trennt private und geschäftliche Finanzen. Wir erklären, was es von einem normalen Girokonto unterscheidet, wer eines braucht und worauf Sie bei der Wahl achten sollten.
Zwischen Beurkundung und Handelsregistereintrag steht das Konto der Gesellschaft in Gründung. Warum viele Anbieter es nicht anbieten, welche Unterlagen die Bank braucht und wie sich die Wartezeit verkürzen lässt.
Für Einzelunternehmer gibt es keine Kontopflicht – aber sehr wohl eine Nachweispflicht. Was passiert, wenn private und betriebliche Zahlungen über dasselbe Konto laufen, und wie die saubere Trennung praktisch aussieht.
Für Kapitalgesellschaften ist das Geschäftskonto Pflicht, für Einzelunternehmer und Freiberufler nicht – und trotzdem ist die Trennung von privaten und betrieblichen Zahlungen die eine Entscheidung, die bei einer Betriebsprüfung über Aufwand und Ergebnis entscheidet. Die Guides in diesem Cluster erklären, was das Geschäftskonto leistet, was es kostet und warum das Buchungspostenmodell wichtiger ist als die Grundgebühr.
Der zweite Schwerpunkt ist die Kette vom Konto zum Steuerberater: Schnittstellen zu DATEV und Buchhaltungssoftware, die Belegpflichten des Umsatzsteuergesetzes, die E-Rechnungspflicht ab 2027 und die Firmenkarte, die Ausgaben von Mitarbeitern schon vor der Zahlung kontrolliert statt nachher abzurechnen. Dazu kommt der Sonderfall der Gründung: das Konto für die GmbH in Gründung, an dem mehr Gründungen scheitern als am Notar.
Anders als Verbraucher haben Unternehmen keine gesetzliche Kontowechselhilfe – der Wechsel ist Handarbeit, und die Guides zeigen die Reihenfolge. Welche Anbieter welche Rechtsformen annehmen und welche Integrationen sie mitbringen, steht im Geschäftskonto-Vergleich.
Gesetzlich nicht, Kapitalgesellschaften dagegen schon. Praktisch ja: Viele Banken untersagen die geschäftliche Nutzung von Privatkonten in ihren AGB, und ein Mischkonto macht jede Buchhaltung und jede Betriebsprüfung aufwendiger.
Selten die Grundgebühr. Entscheidend sind die Buchungsposten über dem Freikontingent, Gebühren für Bareinzahlungen, zusätzliche Karten und Unterkonten. Bei 40 Buchungen im Monat kann ein „kostenloses" Konto teurer sein als ein Paketpreis.
Über CSV-Export, die PSD2-Schnittstelle, eine direkte Integration von Bank und Software oder den DATEV-Kontoumsatzabruf des Steuerberaters. Die PSD2-Freigabe muss alle 180 Tage erneuert werden, sonst stoppt der Import.
Ein Konto auf den Namen der Gesellschaft in Gründung, auf das das Stammkapital eingezahlt wird, bevor die Eintragung ins Handelsregister erfolgen kann. Viele digitale Anbieter lehnen das ab; die Kontofrage sollte vor dem Notartermin geklärt sein.
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